31 oktober 2018
Dokumentation er et fænomen der har været kendt i lang tid blandt virksomheder, organisationer, institutioner og mange flere steder. Dokumentation forekommer på mange forskellige måder, men handler i bund og grund om at kunne skabe bevis for en bestemt handling.
Det har altid været en nødvendighed at dokumentere til en vis grad. I nogle tilfælde er det et lovkrav at der dokumenteres, og i andre tilfælde kan det være en nødvendighed, for at vise kunder at man overholder bestemte aftalte standarder og procedurer. Dokumentation kan altså hjælpe med at bevise at man overholder indgåede aftaler med forskellige interessenter. Dokumentation stiller derfor også krav til dokumenthåndtering. Kan man ikke finde dokumentationen kan det ikke dokumenteres.
For år tilbage foregik dokumenthåndtering kun fysisk med papir og blyant, men i dag har de fleste organisationer fået digitaliseret de tungeste dokumentationsprocesser såsom bogføring og juridiske aftaler. Dokumenter kan nu gemmes i databaser i clouden, tilgås til enhver tid og fra hvilken som helst enhed ved god frontend udvikling eller ved at have en mobilvenlig webapplikation.
At inddrage digital dokumenthåndtering i Jeres IT-system giver mange fordele såsom automatisk synkronisering med skyen, altid en ekstra backup af din data, tidsbesparelser og ikke mindst at dokumenterne vil kunne tilgås ligegyldigt hvor du er. Det kan derfor betale sig på mange punkter at skifte fra fysisk dokumenthåndtering til digital dokumenthåndtering.
Dokumentationskrav findes i alle organisationer og i forskellige former. Et software og IT konsulenthus som os i Kodido har dokumentationskrav ligesom alle andre virksomheder, men her giver vi 3 hurtige eksempler på steder man kender fra hverdagen hvor dokumentation er nødvendigt.
1) En fragtvirksomhed har et ansvar for at dokumentere, at pakker bliver håndteret korrekt og kommer frem til den rigtige adresse på det rigtige tidspunkt. Derfor tilbyder mange fragtvirksomheder tracking af pakker, indtjekning ved forskellige lokationer samt underskrift fra kunden om at varen er modtaget. Alt dette er dokumentation for at pakken er fragtet med virksomheden og at kunden har modtaget varen.
2) En fødevareproducent såsom Coca Cola har mange krav der skal overholdes overfor Fødevarestyrelsen før der overhovedet må foretages nogen form for produktion af fødevarer. Der stilles store krav til hygiejne og til egenkontrol. For eksempel skal alle rengøringsrutiner dokumenteres. Der skal noteres hvordan der gøres rent, hvor ofte det bliver gjort og hvem der gør det. Dette skal altid kunne tilgås og vises frem hvis Fødevarestyrelsen skulle komme på besøg for at tjekke op på deres krav.
3) Politiets arbejde skal dokumenteres. Stopper de en bilist der har kørt for hurtigt skal de altid kunne bevise (dokumentere) dette. Ofte bliver dette gjort ved målinger og video der gemmes, så det altid kan tilgås hvis der skulle blive brug for det som bevis i retten. Havde politiet ikke dokumenteret deres arbejde havde der ikke været nær så mange beviser i retten.
Hvis der er nogle ting du ønsker at få digitalt dokumenteret så tøv ikke med at kontakte os i Kodido. Sammen vil vi gennemgå jeres behov og komme med en skræddersyet løsning der passer til jer.
Har du nogle spørgsmål så skriv meget gerne til hello@kodido.com eller giv os et ring på telefon
+45 23 24 80 75.
Kodido ApS hjælper din virksomhed